Données personnelles

Responsable du traitement

SELARL Vindex, 15, quai Auguste Bertin, 59500 Douai, représentée par Jérémie Boulaire. Pour toute question sur vos données : contact@vindex-avocats.fr.

1. Demandes adressées par le formulaire de contact

Données : prénom, nom, entreprise, email, téléphone, objet et description de votre demande, et, si vous le précisez, la manière dont vous avez connu le cabinet ainsi que la campagne d'origine indiquée dans l'adresse de la page.

Finalité : répondre à votre demande et, si vous nous confiez un dossier, l'ouvrir.

Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD), puis exécution de la convention d'honoraires et respect des obligations légales du cabinet.

Durée : trois ans à compter du dernier contact si aucun dossier n'est ouvert. Les dossiers clients sont conservés pendant la durée requise par les obligations professionnelles et les délais de prescription.

2. Documents transmis par l'espace de dépôt sécurisé

Le cabinet met à votre disposition un espace de dépôt sécurisé, accessible depuis ce site, pour lui transmettre des documents (bail, décompte de charges, contrat, facture…).

Données : prénom, nom, entreprise, email, téléphone, objet de la demande, nom de la partie adverse (indispensable à la vérification des conflits d'intérêts), votre message écrit ou vocal et les documents transmis. Pour prévenir les abus, une empreinte non réversible de votre adresse IP est conservée 24 heures.

Finalité : examiner votre demande et vos documents afin de vous répondre et, le cas échéant, de vous proposer une convention d'honoraires. L'envoi de documents ne vaut pas acceptation du dossier.

Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).

Durée : six mois à compter de la réception si aucune suite n'est donnée, puis suppression définitive des informations et des documents. Si un dossier est ouvert, pendant la durée du dossier puis selon les délais propres à la profession d'avocat.

Prestataires : l'espace de dépôt repose sur un logiciel fourni par un prestataire spécialisé. Les documents sont hébergés en France (Paris) par OVH SAS. Les informations saisies dans le formulaire sont hébergées par le prestataire de la plateforme du logiciel, aux États-Unis, et les emails de confirmation sont envoyés par un prestataire d'envoi d'emails ; ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Lorsque le cabinet examine vos documents à l'aide d'un outil d'analyse assisté par intelligence artificielle, leur contenu est traité par le fournisseur de cet outil, aux États-Unis, dans les mêmes conditions ; toute analyse est relue et validée par un avocat. Lorsque vous transmettez un message vocal, il est conservé avec vos documents et retranscrit automatiquement par un prestataire de transcription dont les serveurs sont situés dans l'Union européenne ; la transcription est conservée pour la même durée. Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants et ne peuvent utiliser vos données pour leur propre compte.

2 bis. Le Confrère, espace confrères

Les avocats qui confient au cabinet une postulation peuvent ouvrir un espace au nom de leur structure d'exercice sur « Le Confrère », l'espace en ligne du cabinet.

Données : dénomination, forme et barreau de la structure, adresse et e-mail de facturation ; pour chaque membre, nom, prénom, qualité, e-mail et téléphone ; historique des dossiers déposés et journal technique des connexions.

Finalité : permettre le dépôt et le suivi des dossiers de postulation de la structure.

Base légale : exécution du contrat conclu avec la structure (article 6.1.b du RGPD).

Durée : tant que le compte est actif, puis trois ans après la dernière connexion. Les dossiers confiés sont conservés comme tout dossier du cabinet.

Sécurité : connexion par lien à usage unique valable quinze minutes ; chaque membre n'accède qu'aux dossiers de sa structure. Les prestataires sont ceux de l'espace de dépôt, présentés à la section 2.

3. Prospection des entreprises

Le cabinet peut adresser, par courrier ou par email, une information sur ses services à des dirigeants et professionnels, en rapport avec leur activité, conformément aux règles de la profession d'avocat.

Données : nom, fonction, entreprise, coordonnées professionnelles, issues de sources publiques (registres légaux des entreprises, annuaires professionnels, sites des entreprises).

Base légale : intérêt légitime du cabinet à faire connaître ses services (article 6.1.f du RGPD).

Durée : trois ans à compter du dernier contact.

Opposition : chaque message comporte un moyen simple de ne plus être contacté. Vous pouvez aussi écrire à contact@vindex-avocats.fr ; votre opposition est prise en compte sans délai.

4. Réseaux sociaux

Le cabinet dispose de pages sur LinkedIn et Facebook. Lorsque vous les consultez, LinkedIn et Meta traitent vos données selon leurs propres politiques et peuvent fournir au cabinet des statistiques de fréquentation anonymisées. Pour ces statistiques, le cabinet et la plateforme concernée sont responsables conjoints du traitement. Aucun bouton de partage ni aucun script de ces réseaux n'est intégré à ce site.

Destinataires et hébergement

Vos données sont destinées exclusivement au cabinet et couvertes par le secret professionnel. Elles ne sont ni vendues, ni cédées. Le site et la messagerie sont hébergés en France par OVH SAS, qui agit en qualité de sous-traitant. Les prestataires de l'espace de dépôt sont présentés à la section 2.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, que vous pouvez exercer en écrivant à contact@vindex-avocats.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Cookies

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