Un retard du bailleur ne suffit plus, à lui seul, à obtenir le remboursement des provisions sur charges. Le locataire conserve pourtant des leviers solides : l'exigence de justification et la sanction des clauses non conformes.
Le retard du bailleur n'est pas une déchéance
L'article R. 145-36 du Code de commerce impose au bailleur de communiquer l'état récapitulatif annuel des charges au plus tard le 30 septembre de l'année suivante. Une partie des juridictions du fond en déduisait que, passé ce délai, le bailleur perdait le droit de conserver les provisions.
Par un arrêt du 29 janvier 2026 (Cass. 3e civ., n° 24-16.270), la Cour de cassation écarte cette lecture : la communication tardive de l'état récapitulatif n'oblige pas, pour ce seul motif, le bailleur à restituer les provisions, dès lors qu'il justifie, au besoin devant le juge, de l'existence et du montant des charges.
La justification reste exigible
Le même jour, la Cour rappelle que le bailleur ne peut se contenter de tenir les justificatifs à la disposition du locataire : il doit les lui adresser lorsque celui-ci les demande (Cass. 3e civ., n° 24-14.982). Et depuis longtemps, la jurisprudence juge qu'en l'absence de régularisation et de justificatifs, les provisions versées sont dépourvues de cause et doivent être restituées.
Les clauses non conformes, levier principal
Pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 5 novembre 2014, l'inventaire des charges doit être précis et limitatif, et certaines dépenses ne peuvent jamais être imputées au locataire. La clause qui méconnaît ces règles est réputée non écrite, et les sommes versées sur son fondement peuvent être réclamées dans la limite de la prescription quinquennale.
Ce que le locataire doit faire
- Réunir le bail, ses avenants et les décomptes des cinq dernières années.
- Demander par écrit au bailleur les justificatifs des charges réclamées.
- Faire vérifier la conformité des clauses de charges avant d'engager une réclamation.